档案管理工作职责

一、馆长

1、在学校党委、行政的领导下,负责档案馆全面工作;

2、认真组织学习、宣传、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和学校档案工作的规章制度;

3、负责制定学校档案工作发展规划、工作计划,制定各门类档案业务工作规范,并组织实施;做好年度档案工作的总结、汇报工作;

4、负责对全校档案工作进行检查、监督、指导和总结评比工作;

5、负责档案馆基础业务建设,建立健全全馆各项工作制度;

6、负责档案馆人员队伍建设,负责学校专、兼职档案工作人员的业务培训工作;

7、负责国内外档案学术研究和交流活动;

8、负责学校档案资料的安全和保密工作;

9、完成上级档案行政管理部门和学校领导交办的其他工作。

二、副馆长

1、协助馆长做好档案工作方针政策和法律法规的编撰工作;

2、协助馆长做好学校档案工作的规划发展、计划总结等文件材料的撰写、上报工作;

3、负责档案编研工作;

4、负责档案信息化建设工作;

5、负责档案文化宣传工作;

6、协助馆长开展档案人员的业务培训工作;

7、协助馆长开展档案学术研究和交流活动;

8、完成馆长交办的其他工作。

三、业务主管

1、负责学校各门类档案(含电子文档)的归档、上架、分类、编目,工作。

2、负责馆藏档案的整理、保管和利用工作。

3、负责对全校各归档部门进行业务指导工作;

4、负责学校各部门档案工作检查、考核、评比工作。

5、起草本部门职责范围内的工作计划、总结、业务、规章制度等。

6、负责档案库房安全、卫生及“八防”工作。

7、完成领导交办的其他工作。

四、党群类、行政类、教学综合类档案工作人员

1、负责学校党群、行政、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的纸质和电子版文字、图表、数据、声像等文件材料和实物材料的收集、整理、数字化加工、统计、归档以及条目著录工作;

2、负责学校党群、行政、教学类档案的利用和查询服务工作;

3、负责学校党群、行政、教学类档案的检查、总结、验收工作;

4、负责档案认证的网上审核工作;

5、负责学校党群、行政、教学类档案的保密安全工作。

五、研究生学位档案及学生成绩档案工作人员

1、负责学校研究生学位及学生成绩档案纸质和电子版的收集、整理、数字化加工、统计、归档以及条目著录工作;

2、负责学校研究生学位及学生成绩档案的利用和查询服务工作;

3、负责学校研究生学位及学生成绩档案的检查、总结、验收工作;

4、负责学校研究生学位及学生成绩档案的安全和保密工作。

六、科研类、外事类、出版物类、声像类、实物类档案工作人员

1、负责学校在科学研究管理和实践活动中形成的具有保存价值的纸质和电子版文字、图表、数据及声像载体材料的收集、整理、数字化加工、统计、归档以及条目著录工作;

2、负责学校外事工作规章制度、计划、总结、简报,以及外事工作统计报表、外事工作材料的收集、整理、数字化加工、统计、归档以及条目著录工作;

3、负责学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录等文件材料的收集、整理、数字化加工、统计、归档以及条目著录工作;

4、负责学校在各类活动中的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、缩微胶片、光盘等文件的收集、整理、统计、归档以及条目著录工作;

5、负责学校科研、外事、出版物、声像类、实物类档案的利用和查询服务工作;

6、负责学校科研、外事、出版物、声像类、实物类档案的安全和保密工作。

七、财会类、仪器设备类档案工作人员

1、负责学校财务管理规章制度、计划总结、请示批复等文件,以及财务票据、凭证等财务数据的收集、整理、归档以及条目著录工作;

2、负责学校基金管理工作文件的收转、整理、归档以及条目著录工作;

3、负责学校在购置、管理、维修仪器设备等过程中形成的具有保存价值材料的收集、整理、归档以及条目著录工作;

4、负责学校财会类、仪器设备类档案的利用和查询服务工作;

5、负责学校财会类、仪器设备类档案的安全和保密工作。

八、基建类档案工作人员

1、负责学校基本建设项目相关文件的纸质和电子版资料的收集、整理、审查、验收、数字化加工、归档以及条目著录工作;

2、负责学校基本建设项目类档案的利用和查询服务工作;

3、负责学校基本建设项目类档案的安全和保密工作。

九、档案信息化工作人员

1、负责学校档案馆网站的建设、维护、更新工作;

2、负责档案数字化建设工作,负责档案信息化管理系统的建设、使用、维护工作;

3、负责组织档案人员开展信息化管理的业务培训学习工作;

4、负责档案证明的网上审核工作;

5、负责信息化档案的安全和保密工作。

十、成绩翻译、证明办理工作人员

1、负责学校学生中英文成绩单的翻译、审核、证明工作;

2、负责学校学生学历、学位中英文证明的办理工作;

3、负责学校学生成绩单及学历学位证明的发放、邮寄工作。

4、负责学生成绩、证明的保密安全工作,确保成绩、证明的原始性和真实性。