立卷
2016-07-12 11:12   审核人:

如何做好立卷?

明确立卷工作职责

将立卷、归档工作明确列入分管领导和部门兼职档案员的岗位职责,提出明确要求。

坚持平时立卷制度

立卷部门要严格制度做好收发文登记工作,对办理完毕的文件及时进行收集、整理,按材料的类别归卷,文件盒或文件夹上要标明类别目录号。

建立规范的立卷类目

立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据,建立规范的立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。

档案立卷方法

立卷程序

立卷时,依照如下程序进行调整检查:

      ①文件是否齐全、完整,剔除无需归档的文件。

      ②检查文件问题是否合理组合。

      ③检查文件的保存价值,按照保管期限及密级分别组卷。

     ④检查案卷数量,一般每卷不超过200页,同一问题文件数量多时,可分开组卷。

立卷分类

l    分年度—文件按其形成或针对的年度分开

       ①一般文件归入文件形成年度。

       ②请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度。

    ③规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度。

       ④总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度。

       ⑤会议文件,归入会议闭幕的年度。

       ⑥法规性文件,归入公布或批准年度。

       ⑦案件材料,归入结案年度。

       ⑧科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。

l    分问题—文件按内容所反映的问题、事务分开。

l    分期限—文件按永久和定期(定期分10年、30年)保管期限分开。

l    分密级—文件按非密、秘密、机密、绝密分开。

l    一般按照年度-问题或机构-保管期限进行组合。

组合案卷及文件排序

一般以问题为主,兼顾文件性质、格式及责任者,相互之间紧密联系的原则进行组合,按照批复在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;汉文在前,少数民族文在后;中文在前,外文在后;其它文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

纸张折叠:大的纸张采取手风琴式折叠。

卷内文件编号

卷内文件应逐件加盖归档章(位置位于每件文件首页的右上角),并逐项填写。

全宗号

年度

保管期限

件号

拆钉、装订与打号

对已分类组卷完成的案卷去除文件上的金属物,采用线绳三眼一线装订,案内文件按序逐页进行页码打号(有文字内容的页面均需打号),页码的位置位于非装订线一侧的左、右下角。

填写卷内文件目录

党群、行政、教学综合、科研综合、外事、基建综合、财会综合、设备、出版类卷内文件目录填写。

序号

文号

责任者

文件题名

日期

页码

备注

l  序号:以卷内文件排列先后顺序填写序号;

l  文号:文件制发机关的发文字号;

l  责任者:形成该文件的单位或对该文负有责任的署名者;

l  题名:即文件标题

l  日期:文件的形成时间,填写时可省略“年月日”字,可用“.”表示, 可连写单月单日前加0,即2015060320151231

l  页号:卷内文件排列顺序所在位置的首页号。

立卷归档流程

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