常见问题
2016-07-12 14:58  

党群行政、教学综合类档案

1.问:所有的档案都到档案馆查吗?

答:不是的。学生档案在学院学生档案室查询,具体联系毕业所在学院办公室;教职工人事档案在人事处人事档案室查询,具体联系人事处;户籍档案在保卫处户籍管理室查询。

2.问:毕业证书丢失了该怎么办?

答:档案馆可以提供成绩单和录取大表,个人携带个人申请、身份证及其复印件、照片到教务处办理。未参加全国性高考的同学,无法提供录取大表,不能补办毕业证明书。如果可以查询到证书编号,档案馆可以提供一份精准的学历证明。如果没有证书编号,只能提供一份模糊的学历证明。毕业证明书的具体补办要求是:(1)2001年以后毕业的:①个人申请;②登报遗失声明;③学历查询截图(学信网打印);④身份证复印件。(2)2001年以前毕业的:①个人申请;②登报遗失声明;③学历查询截图(学信网打印)(注:早年没有上网的学历必须提供毕业生验印表或毕业生登记表);④录检表复印件(在我校档案馆开具);⑤在校期间的成绩单复印件(在我校档案馆开具);⑥身份证复印件。

3.问:学位证书丢失怎么办?

答:档案馆可以出具一份学位证明,但是学位证学校不予补办。

4.问:个人档案缺少学生登记表、毕业生登记表、学位证明、成绩单,如何补办?

答:西安电子科技大学没有学生登记表,可以用当年各省、自治区、直辖市的新生录取审批表代替,但是它不等同于学生登记表,高等学校招生录取大表在学校档案馆查印;高等学校毕业生登记表一般随个人档案到学生就业单位,如果个人档案内没有,由学院和学生工作处共同办理这个缺件;成绩单和学位申请材料是个人档案内应有的,若没有,由档案馆出具学位证明材料和成绩单补充到个人档案内。

5.个人档案去向不明如何查询?

答:西安电子科技大学学生个人档案由学工处管理,各学院具体负责。去向不明包括档案丢失和档案所在处不明确:若为丢失,由学院、学工处、档案馆以及本人毕业的高中学校共同负责查补;学生个人档案去向不明的查询请咨询学院和学工处,因为学生档案的转递是由各学院具体负责的。

6.毕业时只领取了结业证,肄业证等,是否可以更换毕业证,学位证?

答:符合学校更换条件的可更换,具体请咨询教务处办理。

7.毕业生的派遣证和毕业分配去向如何查询?

答:毕业生的派遣证查询,请咨询学生工作处毕业生就业办公室(分本科生和研究生就业办公室)。毕业生分派去向可以到档案馆来查印索取。

8学生在校期间的各类获奖如何查询?

答:档案馆存有本科生、研究生在校就学期间的各类获奖,主要有校内奖助金和国家奖助金,“优秀学生”和”优秀学生干部“荣誉称号以及各类竞赛获奖等。这些内容都可以到档案馆查印。

9.如何借阅毕业生论文?

答:所有研究生的毕业论文档案馆和图书馆都有存留,部分优秀本科生的毕业论文档案馆也有存留。图书馆存留的毕业论文可以借阅,档案馆存留的学生论文可以查阅。查阅涉密论文必须到学校保密办公室办理涉密文件材料查阅手续。

10.学信网上查不到学生毕业信息怎么办?

答:学信网上查不到学生毕业信息的原因很多,主要有姓名错误、身份证号错误、数据传输中错位等。解决的办法是:(1)到学校档案馆开具学历证明(2)重新补办毕业证明书(补办程序同问题12)。

学籍档案

1. 学籍档案包括什么?

答:包括本科生成绩单,硕士研究生学位档案,博士研究生学位档案。

2. 硕士研究生档案包括什么内容?

答:包括学位审批书,论文选题报告,论文中期检查报告,论文中英文摘要,论文评阅人意见表,论文软硬件验收表,学位证书和毕业证书复印件,两本学位论文等材料。

3. 博士研究生档案包括什么?

答:包括学位审批书,论文选题报告,论文中期检查报告,论文中英文摘要,论文评阅人意见表,论文软硬件验收表,学位证书和毕业证书复印件,两本学位论文等材料。

4. 查阅教学档案的时间?

答:冬春季:上午9:00-11:00,下午14:30-16:30;夏秋季:上午:9:00-11:00,下午15:00-17:00。

5.查阅本科成绩需要哪些信息?

答:本科期间的班级学号,以及学位证毕业证复印件,并携带本人有效身份证件。帮他人查阅时除了携带有效身份证件还需提供他人的授权信息。

6.报考博士需要查阅哪些材料?

答:硕士成绩单,答辩决议,评阅人意见表,论文摘要。

7.查阅硕士、博士学位档案需提供哪些信息?

答:硕士、博士学位证毕业证复印件,并携带本人有效身份证件。

科研档案

1.专利证书档案是否可以在档案馆查询到?如何查询?

答:学校档案馆保存的1989年以后至2015年的授权的专利证书,已申请但未授权的专利未归档,档案馆查询不到。若需查询已授权的专利证书,请所在单位出具介绍信(介绍信请写清需查询人及查询内容),及查询档案的人员有效证件到档案馆查询。一般查询档案没有费用,若需复印或证明,收取复印或证明费。

2.软件著作权档案否可以在档案馆查询到?如何查询?

答:学校档案馆保存的2001年以后至2015年的获得的软件著作权证书。若需查询已取得的软件著作权证书,请所在单位出具介绍信(介绍信请写清需查询人及查询内容),查询档案的人员持有效证件到档案馆查询。一般查询档案没有费用,若需复印或证明,收取复印或证明费。

3.科研类获奖证书档案可否查询到?

答:学校档案馆保存的1978年至2014年科研项目获省、部级以上学校的获奖证书。个人的获奖证书由个人保管未在档案馆保存。

4.科研项目档案是否可在档案馆查询?

答:科研项目档案归档工作,档案馆每年做归档要求,但课题组归档情况不一,若该项目结题并按档案馆要求进行归档,做过档案移交手续,该项目档案材料可在档案馆查询。但查询项目档案要求必须是该课题参研人员方可查询,查询时须出示介绍信及本人有效证件。

5.涉密档案的查询方式是什么?

答:涉密档案若需查询,请先到校保密办公室办理相关档案查询及复印手续(需在学校科研院网页下载相关表格,填写并主管领导签字),经批准后方可在档案馆借阅。

6.声像类档案可查询到哪些内容?

答:校档案馆声像类档案目前只保管照片档案。若需查询请提供查询内容到档案馆具体咨询。

出国成绩及证明翻译

1.问:出国成绩及证明翻译受理范围?

答:由在校学生(包括成人、专、本、硕、博)申请的出国留学项目,已毕业学生由单位公派出国深造项目,不包含出国游学、旅游等个人行为。

2.问:出国成绩及证明翻译包含的项目有哪些?

答:成绩,在读证明,毕业证,学位证,高考成绩,成绩排名(专业或班级),获奖(校级),个人GPA(在校),分数段标准,GPA标准。

3.问:办理成绩及证明翻译需自己准备的材料有哪些?

答:毕业证、学位证复印件、扫描件,个人中文GPA证明(加盖院章),中文获奖证明(加盖院章)或获奖证书原件复印件(校级获奖),中文成绩排名(加盖院章)。

4.问:办理成绩及证明翻译的时间是什么时候?

答:网上可每天申请,到档案馆为每周四全天办理;

5.问:档案馆办公地址在哪里?

答:西安电子科技大学南校区(西安市西沣路266号)行政楼114室。

6.问:成绩及证明翻译的流程是什么?

答:在档案馆网上进行申请,勾选所需业务,等待档案馆工作人员接受,然后进行费用统计并缴费。

7.问:都有哪些缴费方式?

答:目前只能通过现金和邮局汇款,以后会通过校内转账、支付宝、微信、网银等快捷的方式来更方便的为大家服务。

8.问:办理周期是多长时间?

答:正常办理周期为三周,如特别着急,可申请加急,受理后办理周期为一周。

9.问:成绩及证明翻译所盖的印章都有哪些?

答:做好的已毕业授学位学生成绩盖有校章、校长章、档案馆档案章;未毕业或无学位成绩盖有校章、档案馆档案章;其它证明盖有校章、档案馆档案章。

10.问:已做好的成绩及证明翻译样式规格是什么样的?

答:(成人、本科)成绩为A3双面,(硕、博)成绩为A4双面 ,毕业证、学位证为A4单面,其它证明为学校A4信纸单面。

11.问:学校信封、信纸的用途是什么?

答:盖有密封章的大信封为成绩专用信封,小信封用来装推荐信,信纸用来写推荐信。

12.问:成绩办理可否改动?

答:不能。成绩办理严格按照原始成绩单上成绩照实录入,不能有任何删减、改动。

13.问:取做好的成绩和证明需要带什么东西?在哪里取?

答:取成绩及证明时带上能证明个人信息的证件(一卡通,身份证等),如需代取,带上个人委托书(包含办理人和委托人的信息)在西安电子科技大学南校区(西安市西沣路266号)行政楼114室办公室领取。办理邮寄业务的等待邮件送达即可。

14.问:邮寄周期为多长?邮寄范围是什么?

答:目前邮寄种类为国内EMS到付,时长一般为2-3天,因海外件容易丢失,因此不受理海外邮寄业务。

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