2015年学校档案工作暨兼职档案员培训会举办
2016-07-14 16:22   审核人:

616日上午,西安电子科技大学2015年档案工作暨兼职档案员培训会议在北校区图书馆西裙楼三楼报告厅召开。中科院院士、副校长郝跃出席会议并讲话。此次会议是2015年国际档案日暨归档月系列活动之一。全校各职能部门、各学院分管档案工作领导、兼职档案员以及档案馆全体人员共100余人参加了会议。

充分认识档案工作的重要性,将“死档案”变成“活档案”

郝跃指出,此次培训会议非常必要。不管是对一个单位,还是对一所大学来讲,都有大量史料需要保存。就我校来讲,人事档案、学籍档案、基建档案、财会档案等保存相对较好,但是科研档案以及各个部门形成的档案保存相对较差。

通过分析中苏关系破裂的原因和文化大革命十年浩劫的例子,郝跃强调,之所以召集各个部门分管档案工作领导以及兼职档案员来开会,就是要统一思想,提高认识,充分认识档案工作的重要性,努力将“死档案”变成“活档案”,用好用活档案资源。要利用档案资源指导现实工作,尤其是要提高档案工作的信息化水平。

郝跃进一步指出,建校80余年来,西电的办学经验、各个阶段的教学、科研、管理经验都值得总结,要把这些珍贵的档案资源变“活”,无论对个人还是对学校乃至国家都具有重要作用。最近学校开展的关于口述历史的活动,采访抗战时期的老同志,讲述西电故事,活动开展得很好。同时,也可以利用馆藏档案汇编成册,深入挖掘学校档案资源,把“死的馆藏资源”变成“活档案”。目前正在开展的“口述历史”工作、“西电校友”工作对当前的西电乃至未来的西电都非常重要。

郝跃说,这些“西电故事”也许大家听起来司空见惯,但是每每新学期新同学入校时,看到《永不消逝的电波》,看到我们已经挖掘形成的档案资源,他们是非常激动的。他希望各单位兼职档案员将档案资料收集好、保存好、归档好,档案工作者要充分挖掘档案资料,抢救档案资源,把学校的档案工作做得更好。

会上,档案馆馆长王庆毅简要介绍了近期学校档案工作安排。

精彩报告,讲述档案的历史与未来

会上,围绕档案的定义、档案管理的历史与现状和档案学的发展与未来变化三个方面,西北大学档案系主任、副教授黄新荣作了题为《档案历史未来》的报告。

在讲到档案管理的历史与现状时,黄新荣指出,随着人类文明进步而变化,档案的载体形式、管理分工、管理方式和开放形式都在发生着变化。近代档案管理也从史料管理模式向文件管理模式再到信息管理模式演变。

谈到档案学的发展与未来,黄新荣指出,历史学家关注的是过去;政治家关注的是现在;科学家关注的是未来;而档案学家关注的是如何为了未来而把现在完整地保存为过去。

随后,档案馆王建良从高校档案工作的定义、高校文件材料归档范围、高校文件材料立卷归档工作三个方面作了题为《谈谈高校档案工作》的报告。

谈到高校文件材料的归档范围,他说,高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档。文件材料归档范围有十一大类,即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。

在讲述高校文件材料的立卷归档工作时,他指出,做好立卷工作,一是要明确立卷工作职责。二是坚持平时立卷制度。三是建立规范的立卷类目。

“参加培训后感觉还是很有启发的,对我们今后归档工作提出了规范化的制式。”人事处杜群在参加完培训后如是说。

“我感觉档案工作比我之前想象的要重要得多。此次培训也使我意识到做好档案工作不仅有利于学校未来发展,而且也有利于建好个人的人生档案。”国际教育学院李欣越深有感触地说。

据悉,此次国际档案日暨归档月主题活动包括4项具体活动。一是现场咨询。69日分别在南校区办公楼前与图书馆设置咨询点,为师生讲解档案利用常识。二是展板宣传。69日分别在南校区办公楼前与图书馆圆厅摆放宣传展板介绍档案馆概况,张贴《档案——与人类文明同行》《档案利用实例》宣传挂图,发放《中国的世界记忆遗产》和《西安电子科技大学档案馆简介》宣传页,重点宣传档案工作的重要性,提供西安电子科技大学档案利用指南,为师生利用档案提供方便。三是电影展播。通过播放与档案主题相关的电影,增强广大师生档案意识。四是举办2015年档案工作暨兼职档案员培训会议。

1995年毕业至今已有20年了,近期单位要进行档案清查,今天到学校档案馆来办理相关证明,感觉工作人员服务热情,效率也挺高,挺满意的。”办理档案事务的校友聂国梅驻足观看国际档案日主题展板,激动地说。

“此次活动让我对之前陌生的档案工作有一些了解,也知道了档案工作与我们的生活息息相关,这种形式也让我们直观地了解了档案知识和档案工作的重要性”。来自外国语学院的大四女生朱梦说。

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