归档注意事项

 归档时间

• 党群、行政、教学类档案

兼职档案员平时应注意积累,并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后,学校各部门应当在次学年的6月底前移交学校档案部门归档。各院系等应当在次学年寒假前归档。

• 科研类档案

凡正式列为科研课题的项目,在确定科研课题负责人后,课题负责人(可以指定专人)应建立平时立卷制度,做好积累材料的准备工作,待项目告一段落或完成时,再按归档范围进行整理归档。时间在项目完成后两个月内完成归档工作。

• 仪器设备类档案

仪器设备开箱验收时,应对照装箱单清点随机文件材料图样,并收集保存。在设备安装,调试完毕后,将全部的文件材料按照要求整理,于次年同期限归档。重大仪器设备的开箱验收必须有学校档案部门参加。

• 基建类档案

项目明确负责人后,负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作,并按各类项目归档范围进行分类,按类目建立卷盒,做好不同时期的收集工作。在项目完成后三个月内归档。

• 财会类档案

当年财会档案,在会计年度终了后暂由财会部门保管一年,于第二年3月底前移交归档。

• 研究生学位档案

答辩后6个月内移交归档。

 归档案卷质量要求

• 归档的文件材料必须齐全完整,照片(包括底片)、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档;

• 归档的文件材料必须是原件(定稿), 重要的或利用频率高的文件材料根需要可复制若干份提供利用;

• 归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律。

• 归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

总体来讲,归档的案卷质量要符合国家标准《 科学技术管理案卷构成的一般要求》 和《文书档案案卷格式》 的要求。

 填写档案移交清册

归档时需填写档案移交清册一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量。移交时,交接双方签名盖章。

   

档号

案卷题名

文件份数

起止日期

页码

保管期限

备注

移交单位:               移交人:             日期:

接收单位:               接收人:             日期: